Статьи

Планирование без действий — это мечта. Действия без планирования — это кошмар.

16.08.2019

Ни для кого не будет секретом, что эффективная работа целой организации определяется, прежде всего, эффективностью деятельности ее руководителя. Исходя из этого, любое налаживание трудового процесса коллектива, без имеющегося индивидуального рабочего стиля - бессмысленная трата времени.

Вне всякого сомнения, готовность управляющего к целенаправленной деятельности зависит от его знаний как проводить планирование рабочего дня. Решающую роль в этом вопросе имеет рациональная организация рабочего дня руководителя с опорой на правильное распределение времени. Ведь по большому счету, вся наша утомляемость, апатия и сниженная производительность труда — это, прежде всего, результат нашего видения себя, а так же отсутствие распределения временного ресурса. Для тех, чья работа связанна в основном с творческим процессом, это не имеет такого высокого значения, но для людей, чья деятельность основывается на управлении, умение планировать свою активность и расставлять приоритеты - это гарантия успеха.

 С чего начинается планирование рабочего дня?

Многие специалисты по тайм-менеджменту советуют прежде всего выяснить, чем вы на самом деле занимаетесь в течение дня. Сделать это не так уж сложно: достаточно просто через равный промежуток времени (1 час или 30 мин) отмечать на отдельном листке, чему вы посвятили конкретный временной промежуток. Далее ваша задача будет заключаться в анализе полученных за неделю данных. Вы удивитесь, сколько же на самом деле мы тратим времени на совершенно ненужные, дублирующие друг друга дела, никак не относящиеся к нашей работе.

Дальнейшие ваши шаги должны строиться исходя из того, что любая организация рабочего дня в основе своей имеет четкое разграничение целей на следующие группы: краткосрочные и долгосрочные. Управление своим временем с опорой на планирование целей позволяет выполнять поставленные задачи без лишних усилий и не перегружая себя лишними проволочками по поводу не соблюдения дедлайна. К тому же, цели, которые определяет руководитель, не только служат основной для самих действий, но и дают стимул их выполнить. Целеполагание становится своего рода движущей силой для управляющего, которая исчезает только по мере выполнения цели.

Специалисты по тайм-менеджменту выделяют следующие критерии по определению целей руководителя:

1. Реалистичность и конкретика

2.Ориентация не определенную деятельность, а на определенный результат.

3. Возможность измерения цели конкретным временным промежутком.

Однако само определение цели - только первый шаг. Следующим важным шагом становится преобразование цели в план действий. Для этого необходимо в первую очередь распределить свои цели по срочности выполнения и решить для себя, какие из них требуют немедленной реализации, а какие могут подождать.

Серьезным этапом так же является создание периодов планирования. Во-первых, это поможет дать более точную оценку обстановки в целом. Это так же упростит выделение главного в списке задач и повысит уровень исполнения. Кроме того, будет способствовать принятию правильного решения руководителем при распределении своего временного ресурса. Таки образом, для того, чтобы планирование рабочего дня способствовало максимальной производительности, необходимо ввести для себя понятие «периоды планирования». Что они из себя представляют? Это день, неделя, месяц, год, любой промежуток времени, в течение которого вы обязуетесь выполнить определенной количество задач или достичь определенное число целей. Главное преимущество, которое вы получаете при таком способе планирования работы — равномерное распределение рабочего времени. При этом многими работниками отмечается, что при таком раскладе продуктивность увеличивается в разы, а расход времени, наоборот, уменьшается.

Для того, чтобы составление плана на каждый отдельный период было наиболее эффективным, специалисты по тайм-менеджменту советуют опираться на следующие вопросы:

1. Какую основную цель будет иметь данный период?

2. Какое количество времени выделено на данный период?

3. Какую очередность выполнения задач в данный период вы устанавливаете?

4. Какие подготовки нужно осуществить для эффективного выполнения всех поставленных задач?

При составлении плана стоит опираться на определенные принципы:

1. Принцип рационального соотношения.

Упор при составлении плана следует делать именно на конкретную часть времени. Так, около 60% общего времени данного периода выделяется именно на решение конкретных задач. В тайм-менеджменте это носит название «период запланированной активности». Остальные 40% делятся на два равных блока. Первые 20% - резервное время, выделяемое на выполнение тех действий, которые не были предусмотрены планом. Иными словами это «период непредвиденной активности». Оставшиеся 20% - это время для управленческой деятельности и творческой активности. На языке тайм-менеджмента - «период спонтанной активности».

2. Анализ.

Для того, чтобы каждое последующие распределение времени было наилучшим образом структурировано, необходимо проводить постоянный анализ, внося необходимые корректировки

3. Регулярность планирования.

Правильная организация рабочего дня, это своего рода зарядка по утрам. Для того, чтобы это действительно вошло в привычку и стало чем то разумеющимся, необходимо проводить постоянный тренировки со всеми пробами и ошибками. Так и планирование подразумевает регулярность и системность работы над своим графиком.

4. Перенос невыполненных задач.

Если задачи, которые не были выполнены в одном из периодов, не потеряли даже часть своей значимости, то их необходимо перенести в следующий период. В противном случае это войдет в привычку и ваша деятельность в скором времени пойдет на спад.

5. Точные временные рамки.

Для каждой отдельной задачи или цели в списке необходимо определить дедлайн, то есть точный срок ее выполнения. Таким образом возникает искусственный контроль, создающий определенный стимул выполнения.

6. Делегирование работы.

В плане должны находить отражение и задачи, которые делегируются между сотрудниками.

Так, к примеру, президент Microsoft в России, Николай Прянишников, в блоге поделился своим видением идеального планирования рабочего дня руководителя:

«Если касаться планирования моего рабочего дня, то сейчас я уделяю этому большое внимание, несмотря на то, что большую часть всей подготовительной и организационно работы выполняют мои помощники. Конечно не стоит забывать о том, что каждый из нас — это уникальная личность. Поэтому любая организация рабочего времени требует индивидуального подхода. Я не буду вдаваться во все подробности, а остановлю свое внимание лишь на парочке важных моментов. Неотъемлемым элементом моего планирования является постоянный анализ эффективности моей работы. Я постоянно подвожу итоги прошедшего дня, и опираясь на полученные результаты корректирую свой следующий день так, чтобы повысить в разы свою эффективность. В таком деле важно проводить постоянный апгрейд ваших возможностей, это повышает вашу способность концентрироваться на важном. Отдельным моментом является подготовка брифа. В нем всегда четко описаны цели и задачи, которые мне необходимо выполнить за день, неделю или месяц. Это позволяет значительно экономить свое время, на растрачивая себя по пустякам.

Не стоит забывать так же, что в вашем расписании всегда должно быть место отдыху. Тому занятию, которое расслабляет вас, помогает освободить себя от нависшей рутины. Это может быть йога, фитнес или просто времяпрепровождение в кругу близких. Не важно. Главное, чтобы было куда отступить, передохнуть на время».

Самое главное — ежедневное планирование учит нас ценить невосполнимый ресурс, дарованный нам жизнью — время. На самом деле, нельзя сразу приучить себя к соблюдению четких правил планирования, однако сделать первые шаги вы можете уже сегодня. Главное — сила воли.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *